Сайт преподавателя Силаевой Н.Ю.

Лекция 22. ПРАВИЛА, ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ
И ВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРНОГО ДЕЛА

1. Инвентарное дело: понятие и сущность.
2. Порядок хранения документации в архивах организаций технической инвентаризации.
3. Статистические и алфавитные карточки.

На каждый объект инвентаризации составляется учетно-техническая документация, которая группируется в инвентарное дело с соответствующим инвентарным номером, под которым объект недвижимости заносится в Реестр объектов недвижимости.
Инвентарное дело формируется по результатам первичной технической инвентаризации и состоит из трех групп документов:
Первая группа документов (оперативная часть) – это документы, составленные по результатам последней инвентаризации:
- абрис;
- технический паспорт или инвентаризационная карточка;
- план земельного участка;
- поэтажные планы основных зданий и экспликации помещений к ним.
Вторая группа документов (правовая часть) – это правоустанавливающие документы, сброшюрованные в хронологическом порядке.
Третья группа документов (архивная часть) – это документы, составленные в результате обследований (инвентаризации):
- абрисы;
- копии проектной или исполнительной документации на объект;
- иные исходные технические документы, дающие информацию об объекте.
В инвентарном деле ведётся опись содержащихся в нем документов и материалов. Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе.
Инвентарное дело хранится в архиве БТИ (бюро технической инвентаризации) в течение пяти лет, а затем передается на государственное хранение.
Порядок хранения документации в архивах ОТИ (организациях технической инвентаризации) регламентируется «Инструкцией о порядке хранения и пользования архивом БТИ (бюро технической инвентаризации).
Хранящиеся в архиве материалы заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Металлическое скрепление документов не допускается.
Планы больших форматов не перегибаются, а хранятся в архиве отдельно в специальных папках или тубах. На каждом плане большого формата проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся.
Для размещения документации помещение архива оборудуется стеллажами, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел.
В целях обеспечения сохранности документации помещение архива должно быть изолированным, сухим и безопасным в противопожарном отношении.
Оконные проемы архивов, расположенных ниже третьего этажа и на последнем этаже здания заделываются металлическими решётками. Входные двери должны быть металлическими с устройством сигнализации. По окончании рабочего дня помещение архива опечатывается.
Ответственность за сохранность материалов, находящихся в архиве, несут начальник ОТИ (организации технической инвентаризации) и работник архива.
На каждое инвентарное дело ведется карточка учета выдачи и возврата документов. Карточка хранится в инвентарном деле и при выдачи востребованного материала карточка учета вкладывается на место хранения этого документа с пометкой кому выдан данный материал.
Периодически, не реже одного раза в год и при замещении должности работника архива, проводится инвентаризация, в результате которой выявляется наличие и полнота дел, учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечают сроки их обновления.
Кроме инвентарных дел, хранящихся в архивах ОТИ (организациях технической инвентаризации) подлежат хранению инвентарные книги, алфавитные и статистические карточки и книги учета уничтоженных дел.
Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное здание и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.
По каждому городу (поселению) статистические карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их в алфавитном порядке наименования улиц, переулок и др.
Форма статистической карточки разрабатывается ОТИ (организацией технического учета) или статистической организацией субъекта РФ.
Алфавитная карточка (и алфавитный журнал) составляется на каждого собственника и предназначается для быстрого отыскания дела в архиве, когда местонахождение здания заранее неизвестно.


Алфавитная карточка размещается в алфавитном порядке наименования собственников по городам (поселениям) Российской Федерации.
Статистические и алфавитные карточки на снесенные здания погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся отдельно в том же порядке в течение трех лет.

Поступающие в архив материалы регистрируются в инвентарных книгах. Инвентарные книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.
Электронный архив ОТИ (организации технической инвентаризации) – это автоматизированная база данных, которая обеспечивает формирование:
- технических паспортов и копий;
- выписок из реестра справок по конкретным учетным объектам;
- учет текущих изменений по результатам технической инвентаризации объекта недвижимости и т.д.